Digitale administratie is het verwerken van documenten en bedrijfsgegevens via software, in plaats van op papier of in losse bestanden. Van inkoopfacturen tot verzendbewijzen: alles wordt digitaal vastgelegd, opgeslagen en is direct doorzoekbaar. Met de juiste administratie software verwerk je facturen, orders, klantgegevens en boekhoudkundige informatie automatisch — minder handmatig werk, minder fouten en altijd snel terug te vinden.
Voor groothandels en mkb-bedrijven is digitale administratie meer dan gemak. Het is de basis voor procesautomatisering: systemen die met elkaar praten, gegevens automatisch doorsturen en je vrijmaken van tijdrovend handmatig werk.
Handmatige administratie kost meer dan je denkt:
- Documenten worden handmatig verwerkt — tijdrovend en foutgevoelig.
- Door dubbele invoer sluipen fouten in: wat in het ene systeem staat, klopt niet in het andere.
- Documenten zijn moeilijk terug te vinden: facturen van twee jaar geleden zoeken in een map kost uren.
- Informatie over klanten, orders en leveranciers staat verspreid over e-mails, mappen en Excel.
Met digitale administratie heb je alle documenten altijd bij de hand, direct doorzoekbaar en gekoppeld aan de juiste relatie of order.
King biedt administratie software die speciaal is ontwikkeld voor groothandels en mkb-bedrijven. In plaats van losse programma’s voor facturen, orders en boekhouding, gebruik je één geïntegreerde oplossing.
Wat valt onder digitale administratie?
Digitale administratie dekt alle kernprocessen in je bedrijfsadministratie:
Facturen
inkomende facturen worden gescand, herkend en automatisch ingeboekt. Uitgaande facturen worden vanuit de verkoopadministratie aangemaakt.
Orders
inkooporders en verkooporders worden digitaal aangemaakt, bijgehouden en gekoppeld aan de juiste leverancier of klant.
Klantgegevens
contactgegevens, afspraken en communicatiehistorie worden centraal opgeslagen en zijn altijd terug te vinden.
Boekhouding
financiële transacties worden automatisch verwerkt, BTW-aangifte wordt automatisch samengesteld.
Van papier naar digitaal — hoe pak je dat aan?
1
Inkomende facturen
scan of upload ze; factuurherkenning leest ze automatisch uit.
2
Uitgaande facturen
maak en verstuur ze digitaal vanuit het systeem.
3
Archief en dossiers
alle documenten worden digitaal opgeslagen bij de juiste relatie of order, met documentbeheer dat alles vindbaar houdt.
Wat levert digitale administratie op?
Digitale administratie levert direct op:
Meer overzicht
alle documenten op één plek, direct doorzoekbaar.
Voldoen aan bewaarplicht
digitale documenten worden automatisch bewaard conform de wettelijke zevenjaarsbewaarplicht.
Snellere verwerking
facturen en orders worden automatisch verwerkt, zonder handmatige invoer.
Minder papier
minder printkosten, minder opbergkasten en minder zoekwerk.
Eenvoudig documentbeheer
alle facturen, orders en contracten zijn digitaal opgeslagen en terug te vinden via zoeken. Geen losse mappen, geen zoekwerk.
Actuele informatie
gegevens worden real-time bijgewerkt in alle gekoppelde systemen.
Koppeling met de rest van je bedrijfsvoering
Digitale administratie staat niet op zichzelf. In King zijn je administratieve processen direct gekoppeld aan je verkoop, inkoop, voorraadbeheer en boekhouding. Een inkooporder die wordt goedgekeurd, genereert automatisch een boekhoudkundige boeking. Een verkoopfactuur die wordt aangemaakt, wordt direct vanuit de verkoopadministratie verstuurd en geboekt. Zo is procesautomatisering geen apart project, maar de dagelijkse werkelijkheid.
Veelgestelde vragen over digitale administratie
Voldoet digitale administratie aan de wettelijke bewaarplicht?
Ja. Documenten worden digitaal bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen en zijn altijd terug te vinden.
Kan ik mijn bestaande papieren archief digitaliseren?
Ja. Je kunt bestaande documenten inscannen en koppelen aan de juiste relaties en dossiers.
Heb ik een aparte boekhoudkoppeling nodig?
Nee. De administratie is onderdeel van King en werkt direct samen met het boekhoudsysteem.
Wil je je administratie papierloos maken?
Wil je je administratie papierloos maken en grip krijgen op je documenten en facturen? Neem vrijblijvend contact op — dan kijken we samen waar je het snelst winst pakt.