Elke week stapels inkoopfacturen verwerken: leveranciersnaam overtypen, bedrag invullen, btw-bedrag splitsen, factuurnummer noteren. Het is tijdrovend, foutgevoelig en het levert niets op:
- Medewerkers typen factuurgegevens handmatig over — kostbare tijd die nergens toe bijdraagt.
- Verwerkingsfouten leiden tot verkeerde betalingen of dubbele boekingen.
- Tijdverlies bij de verwerking zorgt voor vertraging in de crediteurenadministratie.
- Papieren facturen raken kwijt of worden te laat betaald.
Met factuurherkenning van King scan je een factuur — op papier of als PDF — en doet het systeem de rest. Automatisch herkend, automatisch geboekt, klaar.
Hoe werkt facturen scannen en herkennen?
Facturen scannen en herkennen — ook wel factuurherkenning of factuur-OCR genoemd — is een technologie die inkomende facturen automatisch uitleest en verwerkt. OCR staat voor Optical Character Recognition: software die tekst op een ingescande factuur of PDF herkent en omzet naar bruikbare gegevens.
Factuurherkenning is de basis voor automatische facturatieverwerking: inkomende facturen worden zonder handmatig werk direct verwerkt in je boekhouding.
In de praktijk betekent dit: je ontvangt een inkoopfactuur per e-mail of post. Het systeem leest automatisch de leveranciersnaam, het factuurbedrag, de BTW-splitsing en het factuurnummer uit. Vervolgens stelt het systeem een boekingsvoorstel op, dat je alleen nog hoeft te controleren en goed te keuren. De factuur wordt digitaal opgeslagen en gekoppeld aan je boekhouding en crediteurenadministratie.
Het proces is eenvoudig en bestaat uit vier stappen:
1
Scannen
maak een foto met je smartphone of scan de factuur in. Ontvang je facturen als PDF? Upload ze direct.
2
Herkennen
via OCR-technologie (optische tekenherkenning) leest het systeem de factuur en haalt automatisch alle relevante gegevens eruit.
3
Controleren
het systeem stelt automatisch een boekingsvoorstel op — inclusief grootboekrekening en kostenplaats, gebaseerd op eerdere boekingen. Klopt alles? Eén klik om te bevestigen.
4
Boeken
de factuur wordt direct verwerkt in je boekhouding. Geen dubbele invoer, geen losse bestanden.
Factuurverwerking hoeft niet één persoon te zijn. Met digitale workflows stel je in wie een factuur moet goedkeuren voordat deze wordt geboekt. Een factuur boven een bepaald bedrag gaat automatisch naar de manager ter goedkeuring. Zo behoud je controle zonder papier.
Wat herkent het systeem automatisch
Het systeem herkent de meest voorkomende gegevens op een inkoopfactuur:
Crediteur
de leverancier wordt automatisch gekoppeld aan je relatiebestand.
Factuurbedrag en btw
inclusief de juiste btw-verdeling.
Factuurnummer en -datum
voor een correcte administratie en dubbele-betalingscheck.
Betalingsconditie
zodat je nooit een vroegboekkorting mist.
Bankrekeningnummer
het systeem matcht het rekeningnummer van de leverancier.
Voor welke facturen werkt dit?
De factuurherkenning werkt zowel voor:
• Kostenfacturen - vaste kosten zoals huur, energie, telefoon en kantoorartikelen.
• Handelsfacturen - inkoopfacturen van leveranciers voor producten die je inkoopt en verkoopt.
Facturen op papier, als PDF of als e-mailbijlage — het systeem verwerkt ze allemaal, ook digitale facturen.
Koppeling met je boekhouding en ERP
De factuurherkenning is volledig geïntegreerd in King. Geboekte facturen komen direct terecht in je boekhoudsysteem en zijn gekoppeld aan het inkoopproces binnen het ERP-pakket. Zo houd je je crediteurenadministratie altijd actueel - zonder handmatige factuurverwerking.
Wil je ook je uitgaande facturen en je volledige digitale administratie stroomlijnen? Dat kan binnen hetzelfde systeem.
Wat levert het op?
Tijdsbesparing
elke factuur wordt in seconden verwerkt in plaats van minuten.
Minder fouten
het systeem herkent automatisch, mensen controleren alleen.
Minder administratief werk
je crediteurenadministratie loopt automatisch bij.
Digitaal archief
alle digitale facturen zijn direct terug te vinden, ook bij een controle.
Snellere betalingsverwerking
facturen die snel worden verwerkt, worden ook sneller betaald.
Veelgestelde vragen over facturen scannen en herkennen
Hoe nauwkeurig is de herkenning?
De herkenning werkt goed op de meeste gestandaardiseerde factuurindelingen. Bij nieuwe leveranciers leert het systeem de lay-out snel kennen. Afwijkingen worden gemeld zodat jij ze kunt controleren.
Werkt het ook met facturen die ik per e-mail ontvang?
Ja. PDF-bijlagen kun je direct uploaden in het systeem. Je hoeft niets eerst af te drukken.
Kan ik ook facturen scannen met mijn telefoon?
Ja. Via de King-app fotografeer je een papieren factuur en wordt die direct aangeboden voor herkenning.
Werkt dit samen met mijn boekhouding?
De factuurherkenning is onderdeel van het King-systeem en koppelt direct met de boekhouding. Aparte software of een extra integratie is niet nodig.
Is dit hetzelfde als e-facturatie?
Nee. E-facturatie (UBL) is het versturen van facturen in een gestandaardiseerd digitaal formaat. Factuurherkenning is het automatisch uitlezen van facturen die je ontvangt — ook als die als PDF of op papier binnenkomen.
Benieuwd hoeveel tijd factuurherkenning je bespaart?
Benieuwd hoeveel tijd factuurherkenning jouw organisatie bespaart? Neem vrijblijvend contact op — dan rekenen we het samen door.